FinanSaya.com – Ketika memulai usaha, penjual sering dihadapkan pada dua pilihan: menggunakan sistem pre order atau ready stock. Keduanya dapat menghasilkan keuntungan, tetapi memiliki kebutuhan modal, risiko, dan pola arus kas yang berbeda.
Karena itu, pertanyaan mengenai pre order atau ready stock tidak dapat dijawab hanya dengan melihat besarnya omzet. Omzet tinggi belum tentu berarti usaha sehat jika modal terlalu lama tertahan dalam stok. Sebaliknya, omzet yang lebih kecil bisa terasa lebih aman jika barang diproduksi berdasarkan pesanan yang sudah pasti.
Pre-order memungkinkan konsumen memesan sebelum produk tersedia atau selesai dibuat. Sementara itu, ready stock berarti barang sudah tersedia dan dapat segera dikirim setelah pembayaran.
Pilihan yang paling menguntungkan bergantung pada jenis produk, kemampuan modal, kecepatan produksi, perilaku konsumen, kapasitas pemasok, dan kemampuan pelaku usaha mengelola persediaan.
Apa Itu Sistem Pre-Order?
Pre-order adalah sistem penjualan ketika pembeli memesan produk sebelum barang tersedia, selesai dibuat, atau siap dikirim. Penjual biasanya membuka periode pemesanan, mencatat jumlah order, lalu membeli bahan atau memproduksi barang sesuai permintaan.
Pembayaran dalam sistem pre-order bisa dilakukan secara penuh, menggunakan uang muka, atau ditagihkan ketika produk siap dikirim. Aturannya bergantung pada kesepakatan antara penjual dan pembeli.
Shopify Help Center melalui halaman Pre-orders menjelaskan bahwa pre-order dapat digunakan untuk menjual produk sebelum tersedia, memperkirakan permintaan, dan membangun antusiasme sebelum peluncuran produk.
Sistem ini banyak digunakan untuk makanan rumahan, hampers, pakaian custom, merchandise, furnitur, produk impor, barang edisi terbatas, dan produk baru yang masih ingin diuji pasar.
Keuntungan utama pre-order adalah kebutuhan modal awal yang lebih kecil. Penjual tidak harus menyediakan banyak barang sebelum mengetahui apakah pasar benar-benar berminat. Risiko stok tidak terjual juga lebih rendah karena jumlah produksi didasarkan pada pesanan yang sudah masuk.
Namun, pre-order tidak selalu mudah dijalankan. Konsumen harus menunggu. Jika produksi terlambat, bahan sulit diperoleh, atau pemasok bermasalah, penjual harus menghadapi keluhan, pembatalan, dan potensi turunnya kepercayaan pelanggan.
Apa Itu Sistem Ready Stock?
Ready stock adalah sistem penjualan ketika penjual sudah memiliki barang sebelum menerima pesanan. Setelah pembeli membayar, barang dapat langsung dikemas dan dikirim.
Model ini memberikan pengalaman belanja yang lebih cepat. Konsumen tidak perlu menunggu proses produksi. Karena itu, ready stock cocok untuk produk yang dibutuhkan segera atau produk dengan permintaan rutin.
Contohnya kebutuhan rumah tangga, makanan ringan tahan lama, perlengkapan bayi, aksesori, kosmetik yang legal dan aman, produk perawatan, alat tulis, atau barang yang sudah memiliki riwayat penjualan stabil.
Ready stock juga membuat produk lebih mudah difoto, dicek kualitasnya, dijadikan sampel, dan dipromosikan melalui marketplace atau media sosial.
Namun, ready stock memerlukan modal lebih besar. Penjual harus membeli atau memproduksi barang sebelum ada kepastian pembeli. Jika produk tidak laku, modal tertahan dalam persediaan.
NetSuite melalui artikel edukasi Inventory Carrying Costs menjelaskan bahwa biaya persediaan tidak hanya mencakup harga barang, tetapi juga biaya modal, penyimpanan, layanan, dan risiko seperti kerusakan, penyusutan, kehilangan, atau barang menjadi usang.
Artinya, keuntungan ready stock tidak cukup dihitung dari selisih harga beli dan harga jual. Penjual juga perlu memperhitungkan biaya dan risiko selama barang belum terjual.
Contoh Perbandingan Pre-Order dan Ready Stock
Agar lebih mudah dipahami antara pre order atau ready stock, bayangkan seorang penjual menawarkan tas dengan harga Rp100.000 per unit. Biaya pengadaan tas tersebut Rp60.000 per unit.
Dengan sistem pre-order, penjual menerima 40 pesanan. Pendapatan mencapai Rp4.000.000. Biaya pengadaan sebesar Rp2.400.000. Laba kotor sebelum biaya lain mencapai Rp1.600.000.
Dalam skema ini, risiko stok lebih kecil karena jumlah barang yang dibeli sesuai dengan jumlah pesanan. Hampir tidak ada modal yang tertahan dalam barang yang belum tentu terjual.
Sekarang bandingkan dengan ready stock. Penjual membeli 80 tas dengan modal Rp4.800.000. Pada bulan pertama, hanya 50 tas yang terjual. Pendapatan mencapai Rp5.000.000 dan laba kotor atas barang yang terjual sebesar Rp2.000.000.
Sekilas, ready stock terlihat lebih besar labanya. Namun, masih ada 30 tas senilai Rp1.800.000 yang belum berubah kembali menjadi uang tunai. Barang itu mungkin masih bisa dijual pada bulan berikutnya, tetapi penjual harus menunggu lebih lama untuk mendapatkan kembali modalnya.
Contoh ini menunjukkan bahwa pre order atau ready stock tidak bisa dinilai hanya dari angka penjualan. Penjual perlu melihat arus kas, risiko stok, kecepatan perputaran barang, dan kemampuan modal kerja.
Kapan Pre-Order Lebih Menguntungkan?
Dalam konteks pre order atau ready stock, pre order biasanya lebih menguntungkan ketika modal terbatas, permintaan belum dapat diprediksi, produk dibuat khusus, atau biaya pengadaan relatif mahal.
Sistem ini cocok untuk usaha baru yang ingin menguji pasar. Misalnya, penjual ingin meluncurkan desain kaus baru. Daripada langsung memproduksi 100 kaus, penjual dapat membuka pre-order selama tujuh hari. Jumlah produksi kemudian disesuaikan dengan pesanan yang masuk.
Pre order juga cocok untuk produk custom, seperti hampers, kue ulang tahun, buket, souvenir, seragam komunitas, merchandise, atau furnitur sederhana. Produk seperti ini biasanya memiliki variasi ukuran, warna, desain, atau tema yang berbeda untuk setiap pembeli.
Namun, pre order membutuhkan kejelasan komunikasi. Penjual harus menjelaskan batas pemesanan, estimasi produksi, tanggal pengiriman, aturan pembatalan, dan mekanisme pengembalian dana.
Jangan membuka pesanan tanpa batas jika kapasitas produksi terbatas. Banyak pesanan memang terlihat menguntungkan, tetapi keterlambatan massal dapat merusak reputasi.
Dalam sistem pre order atau ready stock, kepercayaan adalah modal utama. Sekali pembeli merasa ditipu, terlalu lama menunggu, atau tidak mendapat kabar jelas, mereka bisa enggan membeli lagi.
Kapan Ready Stock Lebih Menguntungkan?
Ready stock lebih menguntungkan ketika produk memiliki permintaan stabil, pembeli membutuhkan pengiriman cepat, dan pelaku usaha memiliki modal kerja yang cukup.
Model ini cocok untuk produk yang sering dibeli ulang, seperti camilan kemasan, perlengkapan rumah, aksesoris harian, produk perawatan, alat tulis, atau barang kebutuhan rutin.
Ready stock juga berguna ketika pemasok membutuhkan waktu lama untuk mengirim barang. Jika penjual selalu menunggu order baru sebelum membeli barang, pelanggan mungkin terlalu lama menunggu dan memilih toko lain.
Keunggulan ready stock adalah kecepatan layanan. Di marketplace dan media sosial, pembeli sering memilih penjual yang bisa langsung kirim. Untuk beberapa jenis produk, waktu tunggu menjadi faktor penting dalam keputusan pembelian.
Baca Juga: Modal Rp500 Ribu Bisa Buat Usaha Apa?
Namun, penjual harus disiplin mengelola persediaan. Stok sebaiknya ditambah berdasarkan data penjualan, bukan hanya karena harga kulakan sedang murah.
Dalam praktik sederhana, penjual bisa mencatat jumlah stok masuk, stok terjual, sisa barang, harga pokok, tanggal pembelian, dan lama barang tersimpan. Data ini membantu menentukan apakah suatu produk layak disediakan secara ready stock.
Bisakah Pre-Order dan Ready Stock Digabung?
Pelaku usaha tidak harus memilih salah satu sistem secara mutlak. Kombinasi pre order atau ready stock sering kali lebih efisien.
Produk terlaris dapat disediakan secara ready stock, sedangkan varian yang jarang dipesan dapat menggunakan pre-order. Dengan cara ini, penjual tetap bisa melayani pembeli yang membutuhkan barang cepat tanpa menanggung terlalu banyak stok.
Contohnya untuk pre order atau ready stock, usaha kue dapat menyediakan produk reguler setiap hari, tetapi menggunakan pre-order untuk kue ulang tahun dan pesanan besar.
Penjual pakaian dapat menyimpan ukuran yang paling sering terjual, sementara ukuran khusus dibuat berdasarkan pesanan.
Contoh lain untuk pre order atau ready stock, misalnya usaha hampers dapat menyediakan beberapa paket standar ready stock menjelang momen tertentu, tetapi tetap membuka pre-order untuk tema custom.
Sistem gabungan pre order atau ready stock juga cocok saat meluncurkan produk baru. Penjual bisa membuka pre-order untuk mengukur minat pasar. Jika penjualan stabil, produk tersebut mulai disediakan secara ready stock dalam jumlah terbatas.
Dengan pendekatan ini, keputusan stok tidak dibuat berdasarkan tebakan, tetapi berdasarkan data pesanan dan penjualan.
Cara Memilih antara Pre-Order atau Ready Stock
Untuk menentukan pre order atau ready stock, pelaku usaha dapat menjawab beberapa pertanyaan sederhana.
Pertama, apakah produk cepat rusak atau punya masa simpan pendek? Jika ya, pre-order sering lebih aman karena produksi bisa disesuaikan dengan pesanan.
Kedua, apakah pembeli mau menunggu? Produk custom biasanya lebih mudah dijual dengan sistem pre-order karena pembeli memahami bahwa barang perlu dibuat dulu. Namun, untuk barang kebutuhan mendesak, ready stock lebih cocok.
Ketiga, apakah modal cukup untuk membeli stok? Jika modal masih terbatas, jangan memaksakan ready stock dalam jumlah besar.
Keempat, apakah permintaan sudah terbukti stabil? Produk yang sudah sering terjual dan memiliki pembelian ulang lebih layak disediakan sebagai ready stock.
Kelima, apakah pemasok dapat diandalkan? Pre-order berisiko jika pemasok sering terlambat, stok bahan tidak pasti, atau harga berubah mendadak.
Keenam, apakah penjual mampu mencatat stok dan arus kas? Ready stock tanpa pencatatan dapat membuat modal terlihat banyak bergerak, padahal sebenarnya tertahan di barang.
Kesalahan yang Perlu Dihindari
Kesalahan pertama adalah menganggap pre-order selalu aman. Pre-order tetap berisiko jika jadwal tidak realistis, pemasok tidak pasti, atau uang pelanggan dipakai untuk hal lain.
Kesalahan kedua adalah membeli stok terlalu banyak hanya karena diskon. Harga murah tidak berguna jika barang sulit dijual.
Kesalahan ketiga adalah tidak menghitung biaya penyimpanan. Stok membutuhkan ruang, perawatan, pengemasan, dan risiko rusak.
Kesalahan keempat adalah tidak memberi informasi waktu tunggu. Dalam pre-order, pembeli harus tahu kapan barang diproduksi dan kapan dikirim.
Kesalahan kelima adalah tidak mencatat data penjualan. Tanpa catatan, penjual sulit mengetahui produk mana yang layak ready stock dan produk mana yang cukup dibuka secara pre-order.
Kesalahan keenam adalah hanya melihat omzet. Usaha yang terlihat ramai belum tentu sehat jika modal terlalu lama tertahan dalam stok. (Sol)
